総務課:業務標準化について

Jul 24, 2018chevron-down
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総務課:業務標準化について
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氏名:野口 敬太

所属:施設名/部署名 白岡中央総合病院/総務人事課


要旨

  • 前提:総合病院、総務人事課

  • 課題:業務の質や連携が一定レベルになくスムーズに進まない。

  • 対応:就業環境整備、業務情報の共有、職員教育。

  • 結果:業務の効率化・質の向上、部署内コミュニケーション環境の向上。


前提

内部環境:

  • 職員の数は500人以上おり、職員、院内への様々な対応を行う。

  • 病院の歴史が古く院内では勤務歴の長い職員も多い。


外部環境:

  • メーカー、ディーラーなどの企業や、官公庁等との対応


課題

今まで勤務してきた2病院と比較し、職員の社会人基礎力、業務の質や連携が一定レベルになくスムーズに進まない。


背景

勤務経験の長い職員が多く外部情報を率先して取り入れないことと、勤務経験の浅い職員も多いこともあり、業務を引き継ぐ意識や情報共有を行う意識が薄く業務が整理されておらす、コミュニケーションも薄い。


状況の分析

(今まで勤務してきた2病院と比較し、業務の質や連携が一定レベルになくスムーズに進まない。)

他病院と比較し足りない箇所の自覚意識の不足、

一般常識を含む教育意識の不足、

コミュニケーションの不足、

目標や目標となる職員の不足。


アプローチ

部署内整理整頓

  • どんよりとした汚い環境ではなく、不要な物は処分、移動し清潔な環境をこころがける。

  • 定位置を定め、ごみも捨てる。

部署内、院内書類の共有

  • 業務の記録、書類、手順をファイリング。

  • 部署内共有フォルダで管理。情報を一元化し職員で共有する。

部署教育

  • 出勤したらおはようございます。退勤時にはお疲れ様です。等基本的なことからしっかり行ってもらう。


結果

部署内整理整頓

  • 歩きやすく移動しやすなり、書類、物品もすぐに探せ仕事がしすい清潔な環境なった。仕事の効率化。

部署内、院内書類の共有

  • ネットワーク上の部署内フォルダでの情報の共有により、どこからでも業務手順、引継ぎが明確に素早く行える。

  • 前回の資料、内容を元により良い業務の改善。効率化の促進。

部署教育

  • 基本的な挨拶から雑談、世間話し、自身の話などコミュニケーションの向上。業務の相談、依頼が行え効率化。


議論の残る部分

自身の意欲、能力もありアプローチが足りていない部分がある。標準化を行いまだまだより良い業務をまだ行えていない。他業種の一流企業が行うような総務課の取り組みを行いたい。


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