狭小スペースへの書類棚追加設置

狭小スペースへの書類棚追加設置
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Published
Jun 02, 2018

狭小スペースへの書類棚追加設置

 氏名:大瀧 剛
所属:施設名/部署名 福井厚生病院/庶務課

 

要旨

  • 前提:208床の総合病院/領域:文書管理

  • 課題:庶務課の書類収納スペースの不足

  • 対応:他部署に交渉し庶務課のスペースを拡大

  • 結果:棚を追加設置でき、書類を収納できた。

 

前提

庶務課は医療情報システム課、人事課等、他の事務系の部署と大きなスペースを共有する形で存在する。また、その大きなスペースには理事長、院長、事務部長、看護部長のデスクも存在する。庶務課のスペースには約10台の棚が設置されており、現状のままで棚を追加設置可能なスペースは無い。

 

課題

書類の収納場所が不足している。別棟の倉庫にスペースはあるが、少し距離があり、冬は寒く、夏は暑いため、あまり頻繁に行きたくない。

背景 

庶務課は施設基準の書類、行政からの書類、稟議書等を保管しており、書類が毎日増えていく。

 

状況の分析

少ないスペースでなんとか書類棚を追加設置するのか、それともあきらめて倉庫までもっていくのか。

アプローチ

なんとか書類棚を増やしたい。通路脇に設置してある人事課の棚を人事課側に少しずらすことで、棚が置けそうであると判断。

人事課と交渉し棚設置スペースの確保を試みた。

結果

交渉に成功し棚を設置するスペースを確保することができた。

いざ設置をしようと棚(中古で汚く2段のもの)を搬入していると、事務部長がやってきて、その棚と自身の後ろに設置してある棚を交換してくれないかとのこと。

事務部長のデスクの後ろには買って間もない美しい白い棚がある。しかも段数が3段あり収納力もある。部長には棚が高すぎて使い勝手が悪いとのこと。

結果、庶務課には向こう数年安心して業務ができるモダンで美しく大きな棚が設置され、部長の席には窓を塞いでいた棚が低くなったことで光がふりそそぐこととなった。

議論の残る部分

大きな棚が設置され向こう数年は書類が増えても収納可能であるが、その後は棚の追加設置は難しそう。

スペース的に効率のよい書類の保管方法を考えなくてはならない。

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