業務負担軽減のための業務ツール作成

業務負担軽減のための業務ツール作成
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Contributors (1)
Published
Jan 19, 2019

業務負担軽減のための業務ツール作成

氏名:田中靖弘
所属:榊原記念病院/4-3病棟

要旨

  • 前提:榊原記念病院、循環器単科、320床、看護部、成人機能

  • 課題:重複業務によるスタッフの業務負担。アナログスタイルの遷延。紙媒体が散在するためセキュリティが脆弱。

  • 対応:新たな業務ツールを開発。

  • 結果:重複作業が軽減しスタッフの業務負担が軽減。セキュリティも向上した。

前提

内部環境:
病院病床数320床、成人病棟1単位30床、循環器単科病院のため、循環器疾患患者が入院している。心臓の手術および救急患者対応を行う高度急性期病院である。近年は手術やカテーテル患者のみならず、内部障害や高齢慢性心不全患者が増え、再入院率や緩和ケアを必要とする患者が増加している。

外部環境:
手術やカテーテル年間件数が多く、日本全国でも知名度の高い施設である。東京都の西部に位置し、地域の拠点病院という機能だけでなく、調布飛行場と隣接していることから全国からも広域搬送が可能な施設である。学会などでも広く情報発信を行っており、研修施設としても多くのスタッフを受け入れている。また、中国での認知度が極めて高く、保険適応外でも手術を希望し訪れる患者が多いのも特徴的。

課題

単科というマイナーな病院であり独自のシステムを採用していることと、内部のシステムエンジニアが停滞していることが重なって、様々な機能がupdateしにくい。新しい発想が発言できない古い現場体質があった。

背景

IoTの視点がなく、似たようなデータベースや業務ツール(体重表、包交表、ポット表)が散在し重複作業が多い。また業務効率化を目指す風土があっても新たな発想や、アイデアがなかなか出てきづらいことと、業種が違うシステム環境の知識を持つ人が少ない。また、近年重要視されている患者データの扱いに関するセキュリティが低い。

状況の分析

現場の細かな業務内容と負担感について中央ではあまり把握されておらず、現場からの声も上がることなく長年にわたりアナログ手法が継承され続けてきた。現場スタッフはそれが当たり前だということを受け入れてきたことと、新たな風を吹かせるにも抵抗が多く、看護単位での意見はシステムに反映されにくい。そのため手作業で行う方法しか選択肢がなかった。榊原独自のシステムに合わせたパッケージ商品はなく、開発せざるを得ないが、メインシステムがまだまだ未完のため、末端の部門システムに着手もできない状況。以前までの方法では、患者データが紙媒体で管理され、セキュリティも低い。

アプローチ

現場スタッフからの聞き取りや、自身が体験した業務内容からシステム化出来そうな部分を抽出し、Excel VBAでシステムを作成。散在していた業務ツール(体重表、包交表、ポット表)を一つにし、それぞれのツールをさらに使いやすいものへ改良し「ワークテーブル」と名付けた。自部署だけでなく、同様の業務を行なっている別の成人病棟へ共有するためシステム委員会で提案し、承認を受けた上で成人病棟へ配布した。

結果

  • スタッフの業務にかかる時間および業務負担を削減。

  • フォーマットに沿って作業するため、習得しやすい。

  • 半永久的に管理ができる。

  • データツールに暗証番号を設定することでセキュリティを強化。

議論の残る部分

電子カルテと連動していないため、本来電子カルテで済んでしまうことも重複化し転記作業も残る。

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