医事課:返戻・査定情報管理の効率化

医事課:返戻・査定情報管理の効率化
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Published
Jul 28, 2018

氏名:大泉 和人

所属:白岡中央総合病院 / 医事課

要旨

  • 前提:総合病院 / 医事課 

  • 課題:返戻・査定の集計作業に時間的労力がかかる。

  • 対応:エクセルにて自動集計を実施

  • 結果:集計作業の短縮、分析・対策時間の確保に繋がった。

前提

  • 内部環境:

    • 医事課28名程度、異動、退職等により、経験年数の浅い層の比率が高い。

  • 外部環境:

    • 市内唯一の総合病院。しかし、近くの市には同規模、大規模の医療機関が多数存在している。

課題

  • 返戻・査定情報の管理・集計作業が手作業のため、時間的労力がかかっている。

  • 集計作業に時間がかかり、分析・対策にかけられる時間の確保が難しい。

  • 課内での情報共有が紙ベースの為、円滑に図れない。

背景

情報を入力するフォーマットはあるが、集計は手作業であった。

集計においては保険別、入院・外来別、対象月、または対象月以外、且つ、返戻・査定の要因を事務的要因、診療的要因(診区別)別に計16通り程に分類する必要があり、これを手作業にて集計していた。

筆者は、医事課10年目、主任職としては3年目、医事課の外来業務のみ経験。

状況の分析

  • 手作業では計算誤りや、確認作業にも時間を要してしまう。

  • 自動化することで集計・確認作業を短縮、分析にかける時間をより多く確保でき、対策に繋げることが可能となる。

  • データ化する事で、どの端末からも閲覧が可能となり情報共有が容易になる。

アプローチ

フォーマットの見直しを行い、自動集計がされるようにエクセルを設定。

結果

必要項目の入力をすれば、数字が自動集計され、手作業にて行っていた集計時間を削減できた。そして本分である分析・対策に時間をかけられるようになり、対策の幅が広がった。

また、課内での情報共有も容易になった。

議論の残る部分

入力者によって、入力方法が異なり、集計が反映されない問題が発生した。(数字、英字の半角、全角等の違い)

これに対して、集計に関わるセルはプルダウン選択で入力するように変更。誤入力は解消された。

他の領域において入力誤りに繋がりやすい箇所があるため、人的に注意が必要な点がある。

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