院内稟議の回議順序の変更および記録管理

要旨

• 前提：医療法人あかつき会はとがや病院 （地域包括・療養）の経理部門

• 課題：支払いに際し、過去の意思決定が確認できない。

• 対応：
  ①稟議書の回議順序の変更
  ②稟議書に番号（番号管理）を付け、決裁後はスキャンしてデータを保管
  ③院内に散らばっていた契約書を1か所に収集

前提

環境の紹介

• 内部環境： 創立1964年。
  埼玉県川口市（旧鳩ケ谷市） 198床（地域包括（13：1）40、医療療養（25：1）60、介護療養（新型老健）（5：1）98） +老健施設（99ベッド）。
  職員数は300名程度。稼働率は94％（2016年度）。

• 外部環境：
  川口市内に急性期病院は3医療機関。（川口市立医療センター、済生会川口病院、埼玉協同病院） 税理士法人による経理業務サポートを受けている。

課題

請求に対する支払理由の確認が困難であった為、法人内の意思決定フローおよび記録方法を見直すこととした。

背景

自身は2017年1月に転職。医療法人あかつき会の経理課長に着任した。 転職前は、500床規模の急性期病院に勤務しており、その際は、稟議決裁は明確にルールが決められ、かつ過去のデータもかなりの年数分蓄積されていた。また検索も容易に行うことができた。

経理課長の業務として、個々の支払いの確認があるが、なぜこの支払が発生しているか、どういう意思決定がなされているか、時に確認することができなかった。 支払いの遅延が発生することはなかったが、支払理由（意思決定がなされた経緯）を確認するために、かなりの手間を取られたため、法人内の意思決定フローおよび記録方法に問題があると見込み、運用を見直すこととした。

状況の分析

支払いの発生理由としては、2つのパターンがある。

1. 突発的なもの→稟議書を要する

2. 契約に基づく定期的なもの

①「突発的なもの→稟議書を要する」 については、すべてのケースについて稟議書（事務長または理事長による院内決裁）回議による、意思決定を行っていた。しかし、稟議書の回覧順序が決まっていなかったり、原本を直接本人が持っていたりするなどしたため、いざ支払いの際に、なぜこの支払が発生しているか、確認することが困難であった。経理部門に意思決定の経過を共有する必要があると考え、稟議書の回議順序の見直し、決裁後のデータの記録、原本の取り扱い方法を見直し、支払いに関する稟議書の行方が分からなくなることがないように、運用を見直した。

②「契約に基づく定期的なもの」については、契約書のありかを確認していった際に、担当者が保管しているケースが多くみられた。また、重要な棚とうにバラバラにしまわれているケースが多くみられたため、各部署の重要な棚を確認するに至った。

アプローチ

①「突発的なもの→稟議書を要する」

1. 回議順序の見直し（必ず経理課長である、私の受付を行うようにした。）

2. 受付した稟議書の一覧表の作成。

3. 決裁後のデータの記録（PDF化）

4. 原本の保管方法の見直し（担当者→経理担当者、担当者にはコピーを配布）

②「契約に基づく定期的なもの」

1. 契約時の書類管理順序の見直し（稟議書による起案→契約書への押印→経理課による保管）

2. 契約書保管場所の集約

3. 契約書の番号管理

結果

1～3月は、毎月3～4件程度の不明な支払いがあったが、運用を変えてから不明なものはなくなった。

議論の残る部分

稟議書については、提出時の添付する資料の不足などが引き続きある（例：見積もりが取られていない）ため、情報の精査が必要なケースが多くみられる。この点については、周知を強化していく。 契約書管理については、現在引き続き見直し中（院内の契約のすべてを発掘できていない。）